電話はビジネスコミュニケーションにおいて非常に重要なツールです。特に派遣会社との連絡や転職活動において、適切な電話のマナーとテクニックを持つことは成功への第一歩です。本記事では、基本的な電話のマナーから派遣会社への電話のかけ方まで、詳細に解説します。これにより、電話に不安を感じている方々がスムーズにコミュニケーションを取り、目標を達成する手助けをします。
1. 電話のマナー
先ずは基本的な電話のマナーから解説します。派遣会社に対してだけではなく、どんな時でも使うことのできる基本的なマナーになるので覚えておきましょう。
1.1 あいさつの重要性
電話をかけた際、最初の印象は非常に重要です。まずは丁寧なあいさつを心がけましょう。具体的な名前や連絡目的を伝え、相手に自分の意図を明確に伝えることが大切です。例えば、「こんにちは、私は〇〇です。仕事のお話を伺いたく、担当者におつなぎいただけますか？」など簡潔に要件を伝えると良いでしょう。
1.2 適切な声のトーン
声のトーンは相手に伝わる印象に大きな影響を与えます。電話では明るく、丁寧な口調で話すことが大切です。怒ったり無関心な態度は避け、相手を尊重しましょう。また環境によって声が聞きとりにくい場合もあるので、なるべく静かな環境ではっきりと言葉を発すると相手も聞きやすくなります。
1.3 聞き手になる姿勢
自分の要件を伝えた後など、相手が話している間や説明している間は、静かに聞きましょう。相手の話を遮ったり、同時に話すことは避けます。質問がある場合は、相手が話し終えた後に聞くよう心がけましょう。聞き手になることで、相手が自分に対して良い印象を持つでしょう。
2. 派遣会社との関わり方
派遣会社・派遣会社のスタッフとより良い関係を築いていくことで、電話でのやりとりもスムーズに行うことが出来るようになります。
2.1 派遣会社の役割と期待値
派遣会社は、派遣スタッフとクライアント企業をつなぐ架け橋の役割を果たします。自身のキャリアを派遣会社に託すことになるため、信頼性のある会社を選びましょう。また、派遣会社には自身の希望やスキルを明確に伝え、理想の職場を見つける手助けを期待しましょう。
2.2 コミュニケーションの重要性
派遣会社とのコミュニケーションは円滑なキャリア形成に不可欠です。不明点や悩み事があれば、遠慮せずに担当のスタッフに相談しましょう。また、仕事の成果や進捗を報告することで、信頼を築くことができます。派遣会社・派遣会社のスタッフとの協力関係を築くことは、成功への近道です。
2.3 信頼を築くためのコツ
信頼を築くためには、約束を守ることが大切です。納期や出勤時間など、自身の責任範囲内できちんとした実績を積み重ねましょう。また、問題が発生した際には率直に報告し、解決策を協力して見つける姿勢が評価されます。
3. 派遣会社への電話のかけ方
派遣会社・派遣会社スタッフとの関わり方を理解したところで、実際にどのように派遣会社に電話すればよいかを解説していきます。
3.1 準備を整える
派遣会社への電話は、前もって準備をしておくことが大切です。必要な資料や質問事項を整理し、相手にわかりやすく伝えられるように心がけましょう。気になっている求人があればその情報を伝えることで、スムーズなやりとりが出来ます。
3.2 適切なタイミングを選ぶ
派遣会社へ電話をかける際は、適切なタイミングを選びましょう。混雑する朝の時間や昼休みは避け、午前中または午後の適切な時間帯を狙いましょう。電話専門のスタッフが在中している派遣会社も多くあるので、細かく気にしすぎなくても大丈夫ですが、営業時間内が望ましいです。
3.3 電話の際のポイント
- 名前を伝える: 電話をかけた際、先ずは自分の名前を明示的に伝えましょう。
- 目的を伝える: 何のために電話をかけたのか、明確に相手に伝えましょう。（求人の応募や派遣の登録の希望など）
- メモを取る: 会話の内容や約束事をメモに取りましょう。
- 感謝の意を示す: 相手の協力に感謝の意を示し、礼儀正しい態度を保ちましょう。
基本的には、派遣会社のスタッフが丁寧に教えてくれるので、目的や名前をはっきりと伝えれば問題ありません。派遣会社のスタッフの指示に従い柔軟に受け答えをしましょう。また、折り返しで電話をした際もその旨を伝えればスムーズに対応してもらえます。
派遣会社とのコミュニケーションや派遣先との連絡は、派遣スタッフとして成功するために非常に重要です。適切な電話のマナーやコミュニケーションスキルを持ち、信頼関係を築くことで、自分のキャリアを着実に築いていくことができます。自信を持って電話に臨み、目標の実現に向けて歩みましょう。
