企業のスムーズな運営を支え、社内の様々な要素を調整する総務事務。その存在は目立たないながらも、組織全体の核ともいえる重要なポジションです。オフィス環境の整備から従業員のサポート、法務関連の業務まで、多岐にわたる課題を達成する総務事務は、企業のバックボーンとも言えます。本記事では同じ『事務』という役割の中で一般事務と異なる部分を比較しながら具体的な業務内容を説明します。
総務事務とは？
総務事務は、企業がスムーズに運営されるように、あらゆるバックオフィス業務を行う担当部門の事務職を行います。 社内イベントの企画運営など、スピード感のあるサポート業務が求められます。総務部門が独立していない場合もあり、人事、労務、法務などの業務も兼任することがあります。
総務事務の具体的な業務
総務事務は企業の議事運営をサポートするために、様々な事務業務を担当します。会社によって多少異なる場合がありますが、以下、一般的な総務事務の仕事内容になります。
１． 会社の備品・施設の管理：オフィス内の備品や施設の管理を担当します。これには、オフィス用備品や家具の調達・管理だけでなく、社員の作業環境を整えることも含まれます。
２．社内規定の策定：企業内での取り決めや規程を定め、従業員がこれに従って業務を遂行できるようにサポートします。
３．文書の管理：社内の文書管理を担当します。これには契約書、報告書、社内収益などの作成や整理が含まれ、適切な情報の保管・公開が行われます。
４．会社行事・イベントの運営：役員会議や全社会議など、企業の行事やイベントを運営します。
５．問い合わせ対応、窓口業務：社内外からのや窓口業務にも携わります。従業員や外部との協議なコミュニケーションをとり、情報提供や問題解決に努めます。
６．社内の安全管理：社内の安全や衛生管理に関する業務も行います。これには消防設備の点検や定期的な安全教育の実施も含まれます。
７．冠婚葬祭・トラブルへの対応：従業員の冠婚葬祭に関する手配や、職場トラブルなどにも対応します。 従業員の生活全般にわたって、サポートを提供することが求められます。
８．福祉の提案や企画：従業員の福祉に関する企画や当面を検討し、実施します。例えば、健康診断の実施などが挙げられます。
９．法的業務のサポート：法的な問題に関するサポートも行います。契約書類の作成や法的なアドバイスの提供が含まれます。
一般事務との大きな違いは？
総務事務と一般事務は、業務内容に関して大きく2つの違いがあります。
１．業務範囲
一般事務は主に事務的のサポート業務に従事します、総務事務はモクモクと行う事務業務だけではなく、企業全体の様々な業務に携わります。備品管理や社内規程の整備、行事の企画など、より広範な業務を担当します。
２．必要なスキル
総務事務には一般的な事務スキル（PCスキルなど）に加え、企画力やスケジュールなどの調整能力、コミュニケーション能力が求められます。
どんな人が総務事務に向いている？
以下の特徴を持っている方は総務事務に向いている方が多いです。
・人と協力するのが好き：総務事務は様々な展開や役職と連携し、企業全体を支える仕事です。協力体制のもとで業務に取り組むことが好きな人に向いています。
・柔軟性をもって業務に対応できる：企業内の様々な業務に関わるため、柔軟な発想と対応力が求められます。 緊急のトラブルやイベントにも迅速に対応する必要があります。
・組織全体の運営などに興味がある：企業文化や社内イベント、規律整備など、組織全体の健全な運営に興味があり、その一翼を担いたいと考える方に適しています。
総務事務は多岐にわたる業務を担当するため、多くのやりがいがありますが大変な部分もあります。
スピード感や正確さだけでなく、人とも多く接するポジションである為、柔軟性や円滑な人間関係の構築も求められます。
派遣でも総務事務での勤務は可能！
派遣でも、総務事務は様々な業界や企業で求められています。中小企業から大手企業まで、バックオフィス（管理）部門で活躍の場が広がります。特に中小企業では、総務事務が「スペシャリスト」として様々な業務を担当することが期待されることもあります。未経験からチャレンジできる企業もあるので、事務職としてキャリアアップを目指したい方にもオススメです！
